כשיזם בוחן פרויקט חדש, השאלה הראשונה היא בדרך כלל מה אפשר לבנות וכמה אפשר להרוויח. אלה שאלות חשובות, אבל הן אינן מספיקות. בין זכויות הבנייה הרשומות בתוכנית לבין פרויקט שמסתיים במסירה יש שורה ארוכה של החלטות תכנוניות, הנדסיות וכלכליות. כל אחת מהן עשויה להשפיע על התקציב ועל לוח הזמנים.
מניסיוני בניהול פרויקטים, הדרך להתמודד עם אי-הוודאות אינה להניח שהתוכנית המקורית תתממש בדיוק כפי שנכתבה, אלא להתחיל בבדיקת העסקה, לחבר בין התכנון לבין האומדן ולעקוב אחר השינויים לאורך הביצוע.
אלה 7 התחנות שבהן אני ממליץ ליזמים לעצור ולבחון את התמונה המלאה.
1. לפני שנכנסים לפרויקט: בודקים אם הוא באמת כדאי
לפני שמתקדמים בעסקה, צריך למפות את זכויות הבנייה בתוכנית החלה על הקרקע ולבחון את הדרישות והתנאים שמכתיבות הרשויות. הבדיקה אינה מסתיימת בשאלה כמה מ"ר מותר לבנות. צריך להבין מה נדרש כדי לממש את הזכויות, אילו חסמים תכנוניים או הנדסיים עשויים להתעורר, ומה תהיה השפעתם על אומדן העלויות ועל צורכי המימון.
בדיקה מוקדמת כזו מאפשרת לקבל החלטת כניסה או ויתור על בסיס רחב יותר. חשוב לעשות זאת בשלב שבו ההוצאות על הפרויקט עדיין מוגבלות, ולא אחרי שהיזם כבר התחייב להוצאות משמעותיות.
2. מחברים בין התכנון לבין מה שהשוק צריך
פרויקט יכול למצות את זכויות הבנייה שלו ועדיין להציע מוצר שאינו מתאים לביקוש באזור או לעלות הקמתו. לכן, תמהיל הדירות או המשרדים, גודל היחידות, היחס בין שטחי הברוטו לנטו ורמת המפרט צריכים להיבחן יחד עם נתוני הביקוש וההיצע ועם אומדן העלויות.
התכנון והאומדן אינם 2 תהליכים נפרדים. בכל פעם שמשנים את המוצר, צריך להבין גם כיצד השינוי משפיע על עלותו ועל הכדאיות של הפרויקט. כך אפשר להגיע לתכנון שמביא בחשבון הן את צורכי השוק והן את יכולת הביצוע.
3. בוחנים חלופות לפני שהתקציב מתקבע
החלטות על שיטות ביצוע, פתרונות חניה, מערכות אלקטרו-מכניות ורמת גמר עשויות להשפיע באופן משמעותי על עלות הפרויקט. בשלב התכנון הראשוני עדיין אפשר לבחון חלופות ולבדוק איזו מהן נותנת מענה לצורכי הפרויקט בעלות מתאימה.
זו המשמעות המעשית של הנדסת ערך בעיניי: לא לחפש קיצוץ אחרי שנוצרה חריגה, אלא להשוות בין פתרונות כשעדיין אפשר לבחור. ככל שמתקדמים בתכנון ובביצוע, היכולת לשנות החלטות בלי לייצר עלויות נוספות מצטמצמת.
4. בוחרים קבלן על בסיס ההצעה כולה
המחיר הוא חלק מרכזי במכרז קבלנים, אבל אינו יכול להיות השיקול היחיד. צריך לבחון גם את יציבותו הכלכלית של הקבלן, ניסיונו, יכולת הביצוע שלו וניסיונו בעמידה בלוחות זמנים. לא פחות חשוב לבדוק כיצד תומחרה ההצעה, אילו הסתייגויות נכללו בה והאם יש פערים בינה לבין התכנון.
הצעה שנראית זולה בתחילת הדרך עלולה להתייקר אם מתגלים בה פערי תמחור או נדרשים שינויים במהלך הביצוע. ניתוח הנדסי וכלכלי של ההצעות נועד להציף את הסיכונים האלה לפני בחירת הקבלן.
5. מנהלים את הממשקים, לא רק את המשימות
בכל פרויקט פועלים אדריכל, יועצים, רשות מקומית, קבלן וגורמים מממנים. לכל אחד מהם אחריות משלו, אבל ההחלטות שלהם קשורות זו בזו. שינוי תכנוני שלא תואם עם היועצים או דרישה של רשות שלא קיבלה מענה בזמן עלולים להשפיע על קבלת האישורים, על הביצוע ועל התקציב.
לכן נדרש תיאום רציף בין כל הגורמים. התפקיד של ניהול הפרויקט הוא לא רק לוודא שכל אחד מבצע את חלקו, אלא גם לבחון כיצד ההחלטות מתחברות זו לזו ולשמור לאורך הדרך על האינטרס של היזם.
6. מזהים סטיות כשהן עדיין קטנות
עם תחילת הביצוע, יש לעקוב באופן שוטף אחר התקציב, לוחות הזמנים, איכות העבודה בשטח, שינויי הדיירים וחשבונות הקבלן. המעקב צריך להישען על נתונים מעודכנים, כדי שאפשר יהיה להשוות בין התכנון לבין המתרחש בפועל ולזהות היכן מתחיל להיווצר פער.
חריגה אינה מופיעה תמיד בבת אחת. לעיתים היא מתחילה בשינוי נקודתי או בעיכוב קטן, ומשפיעה בהמשך על פעולות נוספות. כשמזהים אותה מוקדם, אפשר לבדוק את הסיבה ולטפל בה לפני שהיא מתרחבת.
7. מתכננים גם את הדרך למסירה
השלמת עבודות הבנייה אינה סוף התהליך. כדי לקבל אישור אכלוס ולמסור את השטחים, צריך לעמוד גם בדרישות של כיבוי אש, חברת החשמל, הג"א והתאגידים. אם בוחנים אותן רק לקראת סיום הפרויקט, עלולים להידרש פירוקים, השלמות ושינויים שמעכבים את המסירה ומוסיפים עלויות.
לכן אני רואה בהיערכות למסירה חלק מהתכנון עצמו. כבר בשלבים המוקדמים יש לבדוק כיצד פתרונות התכנון והביצוע יתמכו בקבלת האישורים ובהשלמת הפרויקט.
לסיכום, ניהול פרויקט אינו יכול להבטיח שלא יהיו שינויים. הוא כן יכול להגדיל את הסיכוי שהיזם יזהה אותם בזמן ויוכל להיערך אליהם. בדיקת היתכנות לפני ההתחייבות, בחינת חלופות לפני קיבוע התכנון ובקרה לאורך הביצוע מעניקות לו יותר מידע ואפשרויות פעולה בכל שלב. בעיניי, שם נמצא הערך של ניהול שמתחיל לפני העלייה לקרקע ונמשך עד למסירה.
הכותב הוא אמיר פריזר, מנכ"ל ובעלים של AM הנדסה
